传统的会计档案工作需要依靠纸张存储,对存储的空间大小、温度和湿度都有要求,财务人员要人工完成所有归档工作,档案在采集、调阅、借阅的过程中也易发生损坏、丢失等情况,企业需要付出高额的管理成本,不仅给财务人员带来极大的工作量,会计档案还容易受到自然或者人为的破坏,对公司造成损失。

随着信息技术的飞速发展,数字化已经成为信息处理和传递的主要方式,数字技术应用到各个领域,包括财税领域。电子会计档案利用计算机技术及其它信息技术手段,完美地解决了上述问题,将会计凭证、账簿、报表等会计核算材料以数字化形式进行存储与管理,帮助企业降低管理成本,提高工作效率。

《电子会计档案管理法》(财政部第79号令),正式建立了电子会计档案管理制度。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》 (财会[2020]6号) 提出电子会计凭证源文件是唯一合法有效的会计凭证,并明确了电子会计档案的保管方式。国家一系列政策的出台,大力推动的电子会计档案的普及与发展。